Aanbesteden: Wat – Hoe? | Pas op met vage referentie-eisen

Een van de inschrijvers leverde een referentie in van een opdracht die ze eerder deed voor de aanbestedende dienst. Deze inschrijver werd uitgesloten, omdat zij volgens de referent, tevens de aanbesteder, het referentiewerk niet ‘naar behoren’ uitvoerde. Hoewel het werk is opgeleverd en betaald, was de aanbesteder niet tevreden over ‘de manier waarop’.

De inschrijver liet het er niet bij zitten en startte een kort geding. In de uitspraak van de voorzieningenrechter werd beoordeeld of de referentie-eis (voldoende) duidelijk was. Hoewel de aanbesteder ervaring objectief wilde toetsen, wilde zij ook de tevredenheid van de referent meewegen. Volgens de voorzieningenrechter blijkt dat laatste echter niet uit (de formulering van) de referentie-eis. Die was te dubbelzinnig en dus niet transparant. De conclusie: de aanbesteding moest worden stopgezet en mogelijk opnieuw worden uitgevoerd.

Het is logisch dat met referenties wordt getoetst of een opdracht volgens de contractuele en technische eisen is uitgevoerd (en betaald). Aanbesteders mogen ook best vragen naar de tevredenheid van referenten over de uitvoering. Maar dan moet dat wel duidelijk in de aanbestedingsstukken staan. Bijvoorbeeld door expliciet om een tevredenheidsverklaring te vragen.

Zo'n verklaring is echter niet altijd makkelijk te verkrijgen. Sommige referenten willen niet meewerken, of het kost veel tijd voordat de inschrijver de juiste handtekening heeft. Het vragen om een tevredenheidsverklaring bij de inschrijving, kan inschrijvers benadelen. Mijns inziens kan de aanbesteder op verschillende manieren mee omgaan:

• Vraag geen tevredenheidsverklaring, maar neem als aanbesteder zelf contact op met de referent. Zo krijg je de gewenste informatie, zonder dat de inschrijver benadeeld wordt.
• Sta toe dat de tevredenheidsverklaring later, nadat de inschrijvingen zijn ontvangen mag worden aangeleverd, en niet per se direct bij de inschrijving. Zo nodig met correspondentie waaruit blijkt dat de verklaring wel al tijdens de inschrijftermijn is aangevraagd.

In alle gevallen moet wel duidelijk zijn wanneer de drempel van ‘tevredenheid’ is gehaald. De ene referent is immers strenger dan de andere – en dat mag niet de doorslag geven. De aanbesteder moet dus een objectieve invulling geven van het begrip ‘tevredenheid’. 

Deze blog is onderdeel van de blogreeks ‘Aanbesteden: Wat – Hoe?’, waarin Joris Bax, advocaat bij Brackmann, zijn inzichten en reflecties deelt over actuele thema’s binnen het aanbestedings- en bouwrecht.