Aanbesteden: Wat – Hoe? | Transparantie bij aanbestedingswijzigingen
Het wijzigen van een opdracht tijdens een aanbesteding zorgt vaak voor hoofdbrekens. Wat mag je eigenlijk wijzigen, en hoe doe je dat? De Rotterdamse voorzieningenrechter behandelt in een recent en bijzonder relevant vonnis de vraag: aan wie moet je een wijziging bekendmaken?
Wijziging van eis zonder transparantie
Het onderwerp van het geschil was een aanbesteding voor tijdelijke opvanglocaties op het water. In de oorspronkelijke aanbestedingsstukken stond een maximale breedte van vijftien meter opgenomen. Tijdens de aanbesteding is deze breedte verruimd naar dertig meter. Onbetwist is dat daardoor meer marktpartijen in aanmerking kunnen komen voor de opdracht.
De gemeente maakte deze wijziging echter alleen bekend aan ondernemers die de opdracht in TenderNed hadden toegevoegd aan het tabblad "Mijn aanbestedingen" of die de opdracht volgden. Andere potentiële gegadigden werden niet geïnformeerd.
Twee ondernemers startten een kort geding. Eén van hen had de oorspronkelijke aanbestedingsstukken gedownload, maar was vanwege de oorspronkelijke breedte-eis afgehaakt. Zij kon wel aan de nieuwe breedte-eis voldoen, maar was van die wijziging niet op de hoogte. Dit vernam zij pas nadat de opdracht voorlopig was gegund.
Geen transparantie is onrechtmatig
De voorzieningenrechter oordeelde dat de gemeente onrechtmatig handelde door de nieuwe breedte-eis niet zodanig bekend te maken dat alle potentiële geïnteresseerden hiervan op de hoogte waren. De wijziging leidde immers tot een verruiming van de kring van gegadigden, waardoor de wijziging onmiskenbaar wezenlijk is.
Daarom werd de gemeente opgedragen de aanbesteding te staken en een nieuwe aanbestedingsprocedure te starten. Het feit dat de gegadigden de prijs van de winnaar kenden, maakt hier geen verschil.
Nota van inlichtingen, rectificatie of heraanbesteding?
Dit vonnis benadrukt voor aanbesteders het belang om altijd goed te beoordelen of een wijziging van de eisen tijdens de aanbesteding algemeen bekend moet worden gemaakt. Het doorvoeren van een wijziging die de kring van gegadigden verruimt – vaak een versoepeling of verruiming van eisen – via de nota van inlichtingen is onvoldoende transparant. Strikt genomen moet hiervoor zelfs een nieuwe aanbesteding worden gestart, waardoor een rectificatie vaak niet voldoende is. Dit geldt niet alleen voor degenen die de aanbesteding volgen.
Een leidraad voor de verschillende middelen:
- Nota van inlichtingen: uitsluitend bedoeld voor toelichtingen en verduidelijkingen.
- Rectificatie: bedoeld voor aanzienlijke, maar niet wezenlijke wijzigingen (artikel 2.73, lid 1, onder d Aw). Uiteraard met een passende verlenging van de termijnen.
- Heraanbesteding: vereist voor alle overige wijzigingen.
Uiteindelijk is het van belang of een wijziging relevant is voor álle potentiële geïnteresseerden – ook voor degenen die op basis van de oorspronkelijke aanbestedingsstukken besloten de aanbesteding niet te volgen. Is dat het geval, dan moet de wijziging transparant en kenbaar zijn voor alle ondernemers.
Blogreeks 'Aanbesteden: Wat - Hoe?'
Deze blog is onderdeel van de blogreeks ‘Aanbesteden: Wat – Hoe?’, waarin Joris Bax, advocaat bij Brackmann, zijn inzichten en reflecties deelt over actuele thema’s binnen het aanbestedings- en bouwrecht.
Aanbesteden: Wat – Hoe? | Opschortende termijn bij aanbestedingen geldt alleen tegenover inschrijvers
De opschortende termijn waarbinnen de overeenkomst nog niet wordt gesloten, geldt alleen tegenover inschrijvers. Als een ondernemer die geen inschrijving indiende een kort geding start, is de aanbestedende dienst niet verplicht is om de aanbesteding te schorsen.